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Pour gérer nos tâches et nos bugs, nous utilisons le bug tracker Jira chez Kap IT. Suite à une étude des différents produits existants, il nous est apparu que cet outil était le plus flexible et le plus évolutif du marché, ce que nous avons pu confirmer durant nos 5 années d’utilisation.

Aujourd’hui, je vais vous parler d’un des systèmes de notifications de Jira plutôt méconnu des utilisateurs : le système d’abonnement. On connait bien de Jira le système de notification lié à l’évolution et à la modification des demandes. L’abonnement est complètement indépendant de ce système : il permet de créer son propre système de notification grâce à l’utilisation des filtres de demande (recherche pré-configurée) et d’y abonner automatiquement un groupe d’utilisateurs. C’est sur cette dernière fonctionnalité que nous avons trouvé un intérêt majeur et sur laquelle nous avons axé cet article.
Nous verrons donc, dans un premier temps, comment déployer un tel système, puis, dans un second temps, quelques exemples pratiques que nous avons mis en place en interne chez Kap IT.

Prérequis

Afin de pouvoir réaliser des abonnements sur des groupes d’utilisateurs, il faut utiliser les outils suivants :

• Les filtres
• L’abonnement au filtre

L’utilisation de ces outils dépend de droits définis dans la section « Autorisations globales » de l’administration générale. Les utilisateurs voulant définir la configuration de ces notifications automatiques sur un groupe d’utilisateur doivent disposer des droits suivants :

• Créer des objets partagés
• Gérer les abonnements aux filtres de groupe

Il vous est donc possible d’offrir ces fonctionnalités à tous vos utilisateurs ou à un groupe restreint d’utilisateurs uniquement si vous souhaitez contrôler les objets partagés ou les personnes qui les partagent (ex: autoriser uniquement les chefs de projets et les administrateurs). Dans ce dernier cas, une bonne gestion des groupes est conseillée : on peut totalement envisager d’accorder ces droits à un groupe d’utilisateurs unique trié sur le volet (ex : le groupe grp_partage).

Fonctionnement général

Si les prérequis sont respectés, vous pouvez vous lancer dans la création de votre abonnement. Pour réaliser un abonnement, il vous faut passer par les 3 étapes suivantes

• 1. Création de votre filtre
• 2. Partage de votre filtre
• 3. Abonnement sur le filtre

1. Création de votre filtre

A partir de l’écran de recherche des demandes, personnalisez votre recherche afin de remonter les éléments que vous souhaitez.

Une fois que vous êtes satisfait de la recherche (ou recherche avancée JQL à partir de la version 4 de Jira) enregistrez-là en tant que filtre.

Il est important de veiller à nommer votre filtre de façon très explicite :

• 1. Pour faciliter la compréhension à l’utilisateur quand il consulte ses filtres
• 2. Parce que le nom du filtre correspondra à l’intitulé de l’email de notification lié à l’abonnement

2. Partage de votre filtre

Une fois votre filtre créé, vous êtes le seul utilisateur à pouvoir y accéder. Afin de pouvoir donner la possibilité aux utilisateurs d’utiliser votre filtre, il faut leur partager celui-ci.
Le partage peut se faire de 3 façons :

• Par groupe d’utilisateur (ex: le groupe représentant les collaborateurs de la société S, le groupe représentant les clients de la société S)
• Par rôle sur un projet Jira (ex: les utilisateurs ayant le rôle développeurs sur le projet P)
• Pour tous les utilisateurs sans restriction

On fera bien sûr attention à partager le filtre avec uniquement les personnes concernées afin d’éviter de polluer la liste des filtres des utilisateurs qui n’en ont pas besoin

3. Abonnement sur le filtre

Le filtre étant créé, il vous reste à configurer l’abonnement afin que vos utilisateurs puissent recevoir les notifications automatiquement. Sur la liste des filtres, un lien abonnement vous permet d’accéder au paramétrage (on a bien sûr la possibilité de créer différents types d’abonnement pour un même filtre. Par exemple, un groupe sera notifié tous les jours alors qu’un autre recevra uniquement des notifications hebdomadaires).

La flexibilité du paramétrage temporel offre un grand nombre de possibilités pour régler la fréquence des notifications (voir ci-dessous)

Exemples concrets

Ci-dessous vous trouverez deux exemples d’abonnements ayant des objectifs bien différents.

Exemple 1 : Rappeler à vos utilisateurs qu’ils doivent fermer leur demande

Je vais vous parler d’un cas que nous avons rencontré chez Kap IT et dont la mise en place d’un abonnement a permis de solutionner le problème.

Contexte : Nous utilisons un projet Jira pour la gestion de toutes les tâches administratives internes à la société (création de compte utilisateur, création de liste de diffusion, …).

Problématique : Lorsque les traitements sont réalisés, les utilisateurs sont notifiés par un email contenant les éléments de résolution. L’information étant suffisante, ils ne pensaient pas du coup à aller fermer leur demande dans Jira. Du coup, l’administrateur de ce projet se retrouvait au bout de quelques mois avec un grand nombre de demandes traitées sur lesquelles il devait repasser par la suite et re-questionner le demandeur pour vérifier que la résolution était correcte.

Résolution du problème : Nous avons donc mis en place un abonnement afin de palier à ce problème.

• 1. Création d’un filtre dont les paramètres sont :
  • Projet : notre projet interne;
  • État des demandes = résolues;
  • Rapporteur = l’utilisateur actuel
• 2. Partage de ce filtre au groupe correspondant aux collaborateurs de notre société
• 3. Inscription du groupe de collaborateurs de notre société à un abonnement journalier sur ce filtre dont les paramètres sont :
  • Planification : tous les jours ouvrés de la semaine (du Lundi au Vendredi);
  • Horaire = à 11h;
  • Envoyer si aucun résultat : non (afin d’éviter d’envoyer des emails inutiles)

Résultats observés : Très forte augmentation des fermetures de demandes entre 11h et 11h10 le matin. Lorsque nous nous rendons sur notre projet Jira il n’y a quasiment plus de demandes résolues non fermées.

Exemple 2 : Feuille de route de la semaine

Pour cet exemple, nous allons prendre le cas d’une équipe projet dont les tâches de chacun sont définies une ou plusieurs semaines à l’avance. On peut alors imaginer un abonnement qui permettrait à chacun d’être notifié en début de semaine de toutes les tâches qu’il a à accomplir.

Étapes à suivre :

• 1. Création d’un filtre dont les paramètres sont :
  • Projet : le projet sur lequel l’équipe travaille;
  • État des demandes = ouvertes, ré-ouvertes, en cours;
  • Date d’échéance = dans les 7 prochains jours;
  • Attribution = l’utilisateur actuel
• 2. Partage de ce filtre au rôle des développeurs sur le projet
• 3. Inscription du groupe de collaborateurs de notre société à un abonnement journalier sur ce filtre dont les paramètres sont :
  • Planification : le lundi matin;
  • Horaire = à 8h;
  • Envoyer si aucun résultat : oui (l’utilisateur pourra alors faire remonter à son chef de projet qu’aucune tâche ne lui a été affectée pour la semaine à venir)

L’abonnement s’avère donc une fonctionnalité très pratique pour tout un tas de cas. On peut cependant distinguer quelques limites telles que l’impossibilité d’abonner des utilisateurs individuellement ou ayant un certain rôle sur un projet, ou encore l’impossibilité de créer des notifications automatiques regroupant un certains nombre de filtres (ex: les demandes résolues cette semaine et celle programmées pour la semaine prochaine). Les prochaines versions de Jira le permettront peut-être…